Depuis plusieurs semaines, nous faisons face à la crise du COVID-19, comme dans le monde entier. Une situation pour laquelle des mesures strictes ont rapidement été mises en place dont celle de l’interdiction des rassemblements publics. Pourtant, maintenir un événement en période de confinement, c’est possible, en responsabilité et sans prise de risque pour aucune partie ! Voici comment j’ai fait.

Chaque trimestre, j’organise Le Brunch-storming des Entrepreneurs*, un événement thématique réunissant six entrepreneurs autour d’un brunch de 3h. Pour ce deuxième opus, l’événement affiche complet au moment du COVID-19 et de l’annonce des premières mesures sanitaires restreignant la tenue d’événements dans l’espace public.

Au-delà de ma propre programmation d’événements, mes clients sont aussi touchés de plein fouet par cette annonce. Je collabore par exemple depuis 6 mois avec l’un d’eux pour organiser un événement qui devait avoir lieu la semaine suivante et accueillir un millier de personnes.

Je réfléchis calmement à l’impact de cette annonce sur mon événement planifié pour la fin du mois, et je conseille mon client pour éclairer sa prise de décision et l’accompagner dans son processus de communication.

En tant qu’organisateurs d’événements, c’est à nous seuls qu’incombe la responsabilité de maintenir, annuler ou reporter nos événements. Je vous partage aujourd’hui mon approche de la situation, les points à considérer pour appuyer votre prise de décision, et également comment j’ai réussi à maintenir mon événement malgré la crise du COVID-19.

 

Prendre la bonne décision

Mon expertise stratégique et opérationnelle en marketing et communication m’a appris que toute « bonne » prise de décision se fait en ayant une vision macro et à 360° de la situation. Dans le cas de mon événement, voici les points cruciaux à considérer :

1. Promesse : l’événement affiche complet. Il répond donc à un besoin.
2. Contexte : mesures restrictives en matière d’interactions professionnelles et sociales. Mon événement impacte moins de 10 personnes.
3. Financier : frais déjà engagés.
4. Posture Corporative : mission, valeurs, sens des responsabilités.
5. Communication : vers les participants et dans l’espace public.

 

S’informer, sonder, réfléchir

En plus d’une veille régulière sur l’évolution de la situation, j’engage alors sereinement plusieurs échanges et concertations avec les entrepreneur.es inscrits, pour notamment valider leur besoin, et avec des professionnels en marketing et événementiel.

De mon point de vue, ne pas tenir compte du contexte sanitaire est une erreur (cf. 2, 4 et 5) et ne pas répondre à la demande l’est également (cf.1 et 3).

Comment donc maintenir ce « momentum » événementiel avec les entrepreneur.es inscrits dans le contexte actuel ?

 

Proposer une alternative gagnante-gagnante

Finalement, Le Brunch-Storming des Entrepreneurs aura bien lieu mais sous une forme différente. Il sera séquencé en 2 temps :

• En virtuel via une consultation privée « online » d’une heure avec chaque entrepreneur.e en mars.
• En présentiel, qui est un des points forts du concept, dès que la situation sanitaire le permettra, autour d’un Brunch comme initialement prévu.

Le bilan est donc positif pour toutes les parties : 

• Pour les participants : promesse tenue
  Une heure de consultation privée immédiatement
  Un Brunch de réseautage entre entrepreneur.es au cours du 2^e trimestre 2020
• Pour mon entreprise
  Expérience clients positive à valoriser
  Inspiration et créativité pour renforcer mon offre de services auprès des entrepreneur.es
  Aucune perte financière

En résumé, être à l’écoute, être créatif en responsabilité ! Vive le Marketing ! Vive l’Entrepreneuriat !

 

*Animé par Ania Ursulet, Stratège en Marketing, Communication et Événementiel, Le Brunch-storming des Entrepreneurs est un rendez-vous trimestriel entre Entrepreneur.es basé sur l’échange et le partage d’expériences en phase avec la thématique proposée. Nourri par l’expertise de l’animatrice et des interactions constructives entre participants, chaque entrepreneur.e bénéficie de conseils pratiques, pistes de solutions et inspiration pour répondre à ses enjeux, besoins ou problématiques. En favorisant la réflexion et l’apprentissage à partir de situation réelle, ce rendez-vous contribue à forger la stature entrepreneuriale des participants, en toute convivialité, le temps d’un brunch !

 

Article par Ania Ursulet