Optimiser sa productivité : 3 étapes pour choisir le bon outil de gestion

 

En tant que professionnels, nous voulons être efficaces et bien organisés. C’est souvent dans nos résolutions du Nouvel An ou nos objectifs annuels. Être organisé permet de diminuer la charge mentale ainsi que le stress. Une augmentation de la productivité est également un effet d’une bonne organisation puisque les pertes de temps diminuent considérablement.

Nous avons vu dans les dernières années une forte augmentation de la popularité des outils de gestion de projets que ce soit Asana, Trello, Notion, Monday.com…Les outils de gestion de projets ou de tâches sont donc souvent la première option considérée pour mieux s’organiser.

Avec l’abondance d’outils et de plateformes sur Internet, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Alors, comment choisir son outil de gestion de projets? Voici quelques étapes à suivre pour vous éclairer.

 

1- Faire un bilan

La première étape est d’avoir une vue d’ensemble de tous les outils et toutes les plateformes qui sont utilisés par vous et/ou votre équipe. Regardez autant ceux utilisés pour l’organisation, la planification, l’exécution et le bilan des projets.

Liste des outils

Dressez la liste de tous les outils utilisés, que ce soit un fichier Excel, un calendrier, un post-it ou une application de gestion. Pour chacun des outils, identifiez pourquoi il est utilisé et quel est l’avantage de cet outil. Repérez également leurs lacunes comme la difficulté de mise à jour, le manque de statistique ou la difficulté de partage. Ces points négatifs ont une grande valeur pour votre choix futur.

Impliquez vos employés, car les informations recueillies seront la source des données pour les prochaines étapes. De plus, l’implication de vos équipes dès le début du processus permettra une meilleure adaptation et acceptation des changements. Même si vous faites le meilleur choix à la fin, si vous ou vos employés ne l’utilisez pas, vous ne serez pas plus avancé.

 

2- Établir vos objectifs

Ici, vous avez repéré les objectifs comblés actuellement, il vous reste à identifier les objectifs que vous souhaitez. Pourquoi souhaitez-vous changer les méthodes actuelles? Que voulez-vous avoir comme résultats que vous n’avez pas actuellement? Quelles informations vous manque-t-il avec les outils actuels?

Objectifs du nouvel outil

Les questions ci-haut vous aideront à établir les objectifs que vous désirez atteindre. Il est intéressant d’inclure ceux de vos employés autant que ceux de vos supérieurs. Regardez également dans les évaluations de vos équipes ce qui est revenu par exemple, le dépassement des délais, la surcharge d’une personne par rapport au reste de l’équipe, etc. Vous aurez ainsi d’autres pistes pour dresser votre liste et vous vous assurerez du réel apport de votre changement.

Voici quelques exemples d’objectifs: obtenir des statistiques pour vos bilans, avoir une vue d’ensemble de la charge de travail individuelle des employés, repérer les périodes de forte demande, assurer un meilleur suivi, augmenter le niveau de communication.

3- Déterminer vos critères

À cette étape, vous déterminez les critères essentiels de votre outil. Il est bien sûr important de lister ceux actuels, mais pensez également au futur de votre équipe, aux projets à venir et à vos objectifs d’entreprise. Vers où souhaitez-vous aller? Comment cet outil pourrait vous aider à atteindre les objectifs de l’entreprise?

Reprenez les points forts et les points faibles des outils actuels ainsi que vos objectifs précédents. Ces informations vous aideront grandement à cette étape.

Les fonctionnalités

Un tableau comparatif avec les fonctionnalités et les différentes plateformes vous permettra d’avoir une vue plus complète. Sélectionnez quelques outils afin de ne pas vous sentir submergé. Les fonctionnalités que vous identifiez concernent, entre autres, la méthode de travail, la collaboration entre vos employés, la planification, les rapports, etc.

Pensez aussi à regarder pour la gestion des vues, la personnalisation de la plateforme et le partage des données. Regardez en premier les fonctionnalités nécessaires et ensuite les ‘’nice to have’’.

Le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin est un élément à mettre dans votre liste, mais aussi le nombre de personnes qui travaillent simultanément sur un projet. Il peut être intéressant de voir la compatibilité avec vos autres technologies que ce soit vos outils de communications, de documentation et autres.

Implantation et soutien

L’implantation du système doit également correspondre avec vos ressources que ce soit en termes de temps, d’argent ou de ressources humaines. Si vous devez consacrer un employé à temps plein durant un mois, avez-vous les capacités de le faire? Vous pouvez aussi regarder pour des pigistes ou des consultants afin de vous soutenir ou de déléguer l’implantation.

Le soutien et l’accès à de la documentation suite à l’implantation de votre outil est un enjeu important à considérer. Étant donné que la planification et l’organisation de votre travail se fait depuis cette plateforme, un problème peut grandement vous impacter. Avez-vous accès facilement soit via le site du fournisseur ou des blogues à de l’aide? Pouvez-vous parler directement avec le fournisseur, y a-t-il des consultants/entreprises externes qui pourraient vous soutenir?

Coût actuel et futur

Et oui, on n’y échappe pas, le coût d’un outil sera un critère. Ce n’est pas toujours facile de comparer entre fournisseurs puisqu’ils n’ont pas les mêmes forfaits. C’est pourquoi je vous recommande de partir de vos besoins actuels et futurs. Si votre équipe grandit et que vos projets évoluent, est-ce que vous pourrez faire évoluer votre forfait également? Regarder les niveaux d’incrémentation des forfaits, par exemple, le forfait d’entrée vous permet 15 utilisateurs et le forfait suivant en permet seulement 2 de plus.

Le coût initial, de l’abonnement et de l’implantation doivent être considérés, car certains outils demandent un coût d’implantation plus élevé, d’autres sont gratuits, mais rapidement vous vous retrouvez limité.

 

Faire un choix éclairé

C’est le moment! Votre choix final doit répondre à vos besoins et à vos méthodes de travail et non que vous vous adaptiez à l’outil. Gardez cela en tête et référez-vous aux résultats des étapes précédentes. Il n’y a pas de mauvais outils, mais bien une mauvaise utilisation de ceux-ci.

N’hésitez pas à prendre un essai gratuit afin de tester les outils. C’est un bon moyen avant de faire le choix décisif de les utiliser dans le véritable contexte. La très grande majorité des fournisseurs vous offriront un essai gratuit soit en termes de temps ou de nombre d’entrées. En plus de votre essai, demandez à un de vos employés de tester la ou les solutions finales. Vous aurez ainsi un point de vue différent du vôtre pour comparer. Étant donné que vous et vos employés avez des réalités différentes, vous vous assurez donc de correspondre aussi à leurs besoins. Vous pourrez être surpris du résultat final.

Les étapes mentionnées ci-haut vous permettront de vous démêler avec les différentes options offertes. Toutefois, le choix et l’implantation de l’outil de gestion de projet peuvent s’avérer beaucoup plus gros et complexes. Vous pouvez demander de l’aide à un consultant afin de bien vous guider et de vous conseiller.

Peu importe le choix ou la méthode de sélection, la réussite sera entre les mains des utilisateurs. Formez vos équipes sur l’utilisation, les objectifs derrières et les raisons de ce choix. Même avec la plus grande volonté, si vos employés ne sont ni formés, ni encadrés, l’outil finira par être oublié.

Vous avez les outils en main pour trouver votre outil et débuter votre nouvelle gestion de projet.

Bonne recherche!

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Auteure : Marie-Christine Pinglot

Les 5 mins marketing des Talents M est un projet réalisé en partenariat avec Justin Agbohou et Sophie Deleuze tous deux membres des Talents M et cofondateurs de  YouPartner.

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